BuildDesk. Bau-Projektmanagement mit echtem Project-Accounting.
Operative Kontrolle und finanzielle Klarheit — in einer Plattform. BuildDesk hilft projekt-basierten Teams, Execution, Kommunikation, Dokumentation und finanzielle Performance zu managen — von Planung bis Closeout. Sitzt zwischen leichten PM-Tools (Asana, Trello) und schweren ERP-Systemen (SAP, BRZ).
Auch mit guten Leuten verlieren Projekte Marge.
Selbst mit klarem Scope und starkem Team verlieren projekt-basierte Geschäfte regelmäßig Marge und Momentum — weil Execution und Information verstreut sind. Das ist die Realität, die BuildDesk adressiert: nicht „wir sind das beste PM-Tool”, sondern „die Lücke zwischen leichten PM-Tools und schweren ERPs schließen”.
Entscheidungen vergraben in Messages und Anrufen.
Arbeit pausiert, während Leute auf Antworten warten. Eine Slack-Gruppe für ein Projekt, eine WhatsApp-Gruppe für ein anderes, drei E-Mail-Threads dazu. Was vor 3 Wochen besprochen wurde, ist morgen niemand mehr sicher. Bei späteren Streitigkeiten: kein Audit-fähiger Nachweis.
Stakeholder jagen Status-Updates hinterher.
Wenn der Auftraggeber nicht weiß, wo das Projekt steht, fragt er nach. Du verbrennst Zeit für Status-Berichte, statt das Projekt voranzutreiben. Trust sinkt, wenn Sichtbarkeit fehlt — und beim nächsten Projekt fragen sie noch früher.
Photos, Files, Approvals, Changes — alles an verschiedenen Orten.
Ein Foto im WhatsApp, ein Approval im Mail-Thread, eine Change-Order-PDF auf Dropbox, ein Lieferschein im Aktenordner. Wenn ein Issue auftritt, wird beweisen was wann beschlossen war zur Schmerzpartie. Forensik statt Operations.
Margen-Probleme entdeckst du erst in der Nachkalkulation.
Ohne Live-Sicht auf Project-P&L: Income/Expense werden in Excel oder erst nach Projektabschluss in der Buchhaltung sichtbar. Bis du erfährst, dass das Projekt Verluste gemacht hat, ist es vorbei. Während des Projekts hättest du noch eingreifen können.
Was du tatsächlich bekommst.
BuildDesk ist drei Disziplinen in einem Stack: strukturierte Projekt-Execution (Tasks, Milestones, Issues), saubere Dokumentation (Photos, Files, Activity-Log), und im Enterprise-Tier vollständige Finanz-Oversight (P&L per Projekt, Budget vs. Actual). Eine Plattform, drei Reife-Stufen.
Was Projekt-Manager und Teams täglich nutzen — Aufgaben verteilen, Fortschritt tracken, Issues sammeln, Punchlists abarbeiten. Strukturiert statt im Chat-Wirrwarr.
Custom Project Statuses (nicht nur „aktiv/inaktiv”), Progress-Tracking mit visuellen Indikatoren, Project-Archivierung für abgeschlossene Jobs. Klares „wo steht was”-Bild über alle Projekte.
Task-Assignments mit Due-Dates, Milestones mit Dependency-Tracking, Priority-Levels (Low → Critical), Basic Gantt-Schedule. Pro Aufgabe: Owner, Due-Date, Activity-History.
Issue-Tracking, Punch-List-Funktionalität, automatisches Activity-Logging jeder Aktion, durchsuchbare Project-Historie. Bei Streitigkeiten oder Audit-Fragen: Nachvollziehbarkeit ist eingebaut, nicht nachträglich konstruiert.
Photos, Files, Drawings, Approvals — alles am Projekt aufgehängt. Strukturierte Kategorien (Before/During/After), klare Visibility-Settings (Client-visible oder Internal-only), Suchbarkeit über die ganze Projekt-Historie.
Foto-Upload mit kategorischer Strukturierung (Before/During/After), Document-Management, Client-visible oder Internal-only-Toggles pro Datei. Photos sind am Project-Timeline aufgehängt — du siehst nicht nur den Stand „heute”, sondern den Verlauf.
Auf Professional-Tier: RFI-Tracking (Request for Information), Submittals, Change Orders, Drawings & Daily Logs. Standard Construction-Workflow-Tools, nicht Bolted-on.
Vollständiger Audit Trail: wer hat was geändert, wann, von welchem Status zu welchem. Role-based Permissions (Owners/Managers/Viewers). Action-Attribution überall — kein Finger-Pointing möglich.
Pro Projekt: dein Team intern, dein Client extern (lesen-only Visibility ohne dass er einen Login braucht), klare Permissions pro Person. Plus Activity-Visibility quer über alle Projekte.
Granulares Permission-System pro Projekt. Owners (volle Kontrolle), Managers (operative Verwaltung), Viewers (nur lesen). Pro Projekt einstellbar — ein User kann in Projekt A Manager sein, in Projekt B nur Viewer.
Clients sehen Projekt-Status, Photos, Schedules, Approvals — ohne Login. Per Shareable-Link mit konfigurierbarem Scope. Weniger Status-Fragen, mehr Trust.
Suchbarkeit über Project-Historie hinweg: „wer hat im März was geändert”, „welche Issues hatten wir mit Lieferant X”. Cross-Project Activity-Log für Geschäftsleitung-Sicht über alle laufenden Projekte.
Vom Projekt-Tracking zur Projekt-Profitabilität.
Standard-Project-Management-Tools (Asana, ClickUp, Monday) sind exzellent für Tasks und Timelines — aber sie haben null Sicht auf Profitabilität. ERP-Systeme (SAP, NetSuite, BRZ) liefern Finanz-Tiefe — sind aber sechsstellig in Setup und brauchen Vollzeit-Admin. BuildDesk schließt diese Lücke im Enterprise-Tier mit echtem Project-Accounting.
Track Income & Expenses per Project. Project-Revenue, -Costs und -Vendor-Payments werden pro Projekt erfasst. Kategorisiert für klare P&L. Nicht in einer separaten Buchhaltungs-Software, sondern direkt im selben Tool, in dem die Projekt-Execution läuft.
Margin-Sicht in Echtzeit. Profitabilitäts-Trends sichtbar während das Projekt läuft. Margen-Probleme früh erkennen — nicht erst in der Nachkalkulation, wenn nichts mehr zu retten ist. Budget vs. Actual Reporting kontinuierlich.
Dieser Layer ist Enterprise-only — bewusste Positionierung. Auf Starter und Professional gibt's Project-Management ohne Finance-Layer. Wenn Project-P&L wirtschaftlich relevant wird, upgradest du auf Enterprise mit usage-based Pricing für Projekte über $50k.
- 01 Income & Expense Tracking Project-Revenue, Costs, Vendor-Payments. Kategorisierung für klare P&L-Sicht.
- 02 P&L per Project (Enterprise) Real-time Profitabilität pro Projekt. Sieh Margen, bevor sie weg sind.
- 03 Budget vs. Actual Reporting Kontinuierliche Sicht auf geplant vs. ist. Rote, gelbe, grüne Indikatoren.
- 04 Vendor & Category Management Strukturierte Lieferanten-Verwaltung, Cost-Categories für saubere Aggregation.
- 05 Audit Logs & Compliance Audit-Trail jeder Finanz-Transaktion, Compliance-fähige Aufbewahrung.
- 06 API Access (Enterprise) REST-API für Custom-Integrationen mit ERP, Buchhaltungs-Software, Reporting-Tools.
Wer BuildDesk richtig nutzt.
BuildDesk adressiert projekt-basierte Teams in vier Branchen: Construction, Field Services, Engineering und Professional Services. Gemeinsamer Nenner: 5-100 Mitarbeiter, mehrere parallele Projekte, Bedarf an Execution-Struktur — und auf Enterprise-Tier zusätzlich Bedarf an Project-P&L.
Construction (Bauunternehmen, Generalunternehmer)
Du führst Bauprojekte aus — als Generalunternehmer mit Subunternehmer-Steuerung, oder als Spezial-Trade. RFIs, Submittals, Change Orders, Daily Logs sind Standard-Workflow. Photos und Aufmaß sind beweis-relevant. Auf Enterprise-Tier zusätzlich Project-P&L für Festpreis-Verträge mit Margen-Risiko.
▶ Margen-Sicht in Echtzeit · Audit-fähige DokuField Services (Heizung · Sanitär · Elektrik · Anlagentechnik)
Service-Betriebe mit projekt-bezogener Wartung. Techniker auf der Strecke, Aufträge mit definiertem Workflow, Material auf Lieferschein. Photos vorher/nachher als Standard, Issue-Tracking für offene Arbeiten.
▶ Strukturierte Service-Aufträge · klare Client-VisibilityEngineering (Planung, Beratung, Überwachung)
Engineering-Büros mit Festpreis-Projekten. Mitarbeiter auf wechselnden Baustellen oder im Office. Stundenerfassung pro Projekt entscheidet über Marge — auf Enterprise-Tier wird das durch Project-P&L direkt sichtbar.
▶ Real-time Marge pro Projekt · saubere Client-ReportsProfessional Services (Beratung, Agenturen, Kanzleien)
Beratungs- und Agentur-Geschäft mit Projekt-Modell. Mehrere Kunden parallel, jedes Projekt mit eigener Marge. Tasks und Milestones strukturieren die Lieferung — Project-P&L (Enterprise) macht Profitabilität pro Mandat sichtbar.
▶ Profitabilität pro Mandat · keine Excel-Marge mehrPricing siehst du auf der Produkt-Site.
BuildDesk hat eine eigene Marketing-Site (builddesk.io) mit aktueller Pricing-Tabelle, Feature-Vergleich pro Tier, Add-on-Optionen, 14-day-Free-Trial direkt drauf. Statt die Tabelle hier zu duplizieren — gehst du direkt drauf:
Pricing auf builddesk.io ansehen
3 Tiers — Starter, Professional, Enterprise. Plus Add-on-Optionen für mehr Projekte / mehr User. 14-day Free Trial ohne Kreditkarte. Sign-up direkt auf der Site. Auf Englisch — die Plattform selbst ist EN-Standard mit DE-Support.
▸ builddesk.io/#pricing ↗ Lieber sprechen? Direkt-Termin →Was du wissen solltest.
Die Fragen, die im Erstgespräch zu BuildDesk-Setups immer wieder kommen.
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01 Wie unterscheidet sich BuildDesk von Asana / ClickUp / Monday? +
Drei Unterschiede: (1) Project-Industry-Workflows. RFIs, Submittals, Change Orders, Daily Logs, Punchlists — Sachen die Standard-PM-Tools nicht abbilden. (2) Client-Portal ohne Login. Auftraggeber sehen Projekt-Status per Shareable-Link, ohne dass sie einen Account brauchen. (3) Project-Level P&L im Enterprise-Tier. Echte Finance-Sicht pro Projekt — was Standard-PM-Tools nicht haben.
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02 Wie unterscheidet sich BuildDesk von SAP / NetSuite / BRZ? +
BuildDesk ist KMU-tauglich. ERP-Systeme brauchen 6-stellige Implementierung, Vollzeit-Admin, Monate Setup-Zeit. BuildDesk ist 14-day-Free-Trial, Self-Onboarding für Starter/Professional, dedizierter Onboarding-Manager auf Enterprise. Unterschiedliche Welt — BuildDesk ist NICHT eine ERP-Alternative für 1000-Mann-Konzerne.
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03 Funktioniert BuildDesk mit unseren bestehenden Tools (DATEV, QuickBooks, etc.)? +
Auf Enterprise-Tier: API-Zugang für Custom-Integrationen. Du kannst BuildDesk-Daten via API in dein bestehendes Buchhaltungs-System exportieren. Native Connectors zu spezifischen Tools (DATEV, QuickBooks etc.) gibt's nicht out-of-box — sind Custom-Integration-Themen über die API.
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04 Was ist mit DSGVO / EU-Hosting? +
BuildDesk ist auf Cloudflare-Edge-Architektur — Edge-Compute mit EU-Region-Routing. Daten in D1 (Cloudflare). Standard-AVV verfügbar. Bei Enterprise-Setups mit höheren Compliance-Anforderungen besprechen wir individuelle Konfigurationen.
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05 Wie lange dauert die Einführung? +
Starter-Tier: 1-2 Tage Self-Onboarding, erstes Projekt binnen einer Stunde aktiv. Professional mit Drawings + Daily Logs + Accounting-View: 1-2 Wochen mit Webweezl-Onboarding-Support. Enterprise mit P&L + Custom-Integrationen: 4-8 Wochen, dedizierter Onboarding-Manager.
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06 Was ist mit Mobile? Können meine Leute auf der Baustelle arbeiten? +
BuildDesk ist Web-First (responsive). Auf der Baustelle funktioniert die Web-App auf Tablet oder Smartphone — Photos hochladen, Tasks aktualisieren, Issues loggen. Echte native Mobile-Apps (mit Offline-Modus) sind nicht aktuell — siehe builddesk.io für Roadmap-Updates.
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07 Was bedeutet das $50k-Project-Value-Limit auf Starter und Professional? +
Pro Projekt: Starter und Professional sind für Projekte mit Budgets/Revenue bis zu $50.000 USD ausgelegt. Höhere Projekt-Werte verlangen den Enterprise-Plan mit usage-based Pricing — weil Enterprise dafür zusätzliche Infrastruktur und Audit-Layer mitbringt.
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08 Kann ich Pläne wechseln? +
Ja. Upgrade jederzeit über Account-Settings. Downgrade am Ende des Billing-Zyklus. Enterprise-Wechsel verlangt Sales-Beratung wegen Custom-Konfiguration und Migrations-Planung.
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09 Bekomme ich Support? +
Email-Support auf Starter (Geschäftszeit), Priority-Support auf Professional (4h Antwort), dedizierter Onboarding-Manager + SLA auf Enterprise. Sales-Inquiries: sales@builddesk.io. Customer-Support: support@builddesk.io.
Fünf Plattformen. Eine Hand.
BuildDesk ist eines von fünf SaaS-Produkten, die ich selbst gebaut habe und betreibe.
Wenn du BuildDesk in eine breitere Marketing- und CRM-Architektur einbetten willst — mit Auftraggeber-CRM, Lead-Routing und Performance-Tracking auf deine Akquise — schauen wir gemeinsam unter CRM & Systeme und Marketing Automation.